职场应注意的电子邮件礼仪 抄送什么意思( 二 )
5) 适当用加粗和颜色字体标识重要信息，提醒收件人注意，但不要太频繁，否则提示效果会大大降低 。对于一些介绍或讨论性质的邮件，适当插入图片或表格，可以辅助阐述，将意思表述得更加清晰和清楚 。
6) 每封邮件加上签名是很有必要的，签名可以事先编辑并保存，需要的时候再插入到邮件正文结尾处，这样对方可以清楚的知道发件人信息 。签名信息可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址、公司网址等信息 。并可在签名末尾引用公司的愿景、宣传口号等作为签名的一部分，或者是你的座名铭 。并设置多个签名档，分别应用于对内、对私、对公等不同群体的邮件往来 。
4、 关于附件
1) 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人，比如“具体请查看附件！！” 。
2) 附件文件名应按有意义的名字命名，不要出现诸如“1.xls、文件.doc”等类似无法说明附件用途的文件名 。
3) 附件数目较多时应打包压缩成一个文件，并在邮件正文处简要说明每个附件文件的用途 。并注意附件的大小，尽量避免附件过大造成发送失败 。
5、 语言选择
1) 如果收件人中有外籍人士，应使用英文邮件交流，这点好理解，但如果收件人是其他国家和地区的华人，也应尽量采用英文交流，为什么？因为由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在对方的电脑打开时，很有可能显示成为乱码 。
2) 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件，如果对方与你的邮件往来是中文，那么也请用中文邮件回复 。
3) 选择大方并且便于阅读的商务字体，中文建议用微软雅黑或宋体，英文建议用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字 。经过研究证明，这是最适合在线阅读的字号和字体 。
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