xxxx公司办公设备管理制度 办公设备管理制度( 五 )
2、文件处理手续必须完备，如有遗漏，立即退回有关部门补齐 。
3、文件如经过抽查，应由主管部门负责人的确认签字 。
4、与案件无关的文件或不应附案归档的文件，应立即退回有关部门 。
5、有价证劵或其它贵重物品应退回有关部门，由经办部门送公司指定的保管部门签收后，再将文件进行归档处理 。
第七条 归档要求 。
1、文书归档后，原告由行政部门归档，相关部门根据实际需要留存影本 。如因工作需要，经办部门需要保留原稿时，必须经行政部批准，切妥善保管原稿，并将影印本归档 。原稿使用完毕后，经办部门应及时送行政部归档并换回影本 。
2、经办部门须对移交的文件进行系统的整理，尽量保持文件间存在的联系，区分文件的保存价值，做到准确分类、合理立卷 。
3、案卷标题简明，编号符合公司规范 。
4、立卷文件应将正件和附件、请示与批复等统一立卷，避免分散 。
5、卷内文件应按照形成时间或常规顺序有序排列 。
6、文件装订符合规范，不得出现破损、皱折或参差不齐等现象 。
7、档案管理人员点收完毕后，应填写归档文件移交清单，经双方确认签字后各留存保管，以备查考 。
8、文件的归档时间如下表所示：
不同类型文件的归档时间
第三章 档案资料的整理和分类
第八条 档案资料的整理 。
1、档案管理人员应严格按照归档要求装订，保持案卷外观整洁 。
2、根据档案的来源、时间、内容、形式等将案卷分类，调整不规范的编号，填写案卷目录 。
第九条 档案的分类 。
1、分类档案应根据内容、部门、项目等因素进行三类分级 。先按部门区分，然后根据档案的性质分类、最后在同类中依序分为若干小类 。
2、档案分类力求实用而不拘泥，若三级分类不够用，可增设第四级"细类" 。
3、每个档夹的封面内首页应设"目次表"，档案归档时依序编号、登录，编号原则是每案一个"目次" 。
4、同一类或细类的档案应在一个档夹中装订 。档案较多，一个档夹不够用时，可用两个以上的档夹装订，并在小类或细类之后增设"卷次"编号，以便查找 。
第十条 档案名称及编号 。
1、档案的各级分类应有统一的名称 。名称不能含糊笼统，应以充分显示档案内容性质为原则 。
2、档号的表示方式为：A1A2-B1B2C1C2D1—E1E2 。其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档类卷次，E1E2为档案目次 。
3、各级匪类、卷次以及目次的编号，均已十进位阿拉伯数字表示，其位数根据档案多少及增长情况酌情定制 。
4、确定档案分类的各级名称后，应将所有分类的各级名称及其代表数字编号依照一定的顺序依次排列，即编制《档案分类编号》，以便查阅 。
5、档案分类的各级名称编号内应预留若干空挡，以备将来组织规模扩大或业务增多时，随时增补 。
6、档案分类的各级名称及其代表数字一经确定，不已修改 。若需要修改，应事先讨论审查，并拟定《新旧档案分类编号对照表》，避免混淆 。
第十一条 档号的编定 。
1、对于新档案，应从《档案分类编号表》中查明该档案所属类别、卷次、目次顺序，以此来编列档号 。
2、档案如需归档前案，应查明前案的档号，将其以同号编制 。
3、如有一案叙述数事或一案桂日多类者，应先确定其主要类别，再编列档号 。
4、编列档号应从左而右，左方装订的档案，档号应填写于案件首页的右上角，5装订者填写于左上角 。
第四章 档案的保管
第十二条 归档文件须依目次号顺序以活页的方式装订于相关类别的档夹内，并根据实际需要注明目次号码，以便查阅 。
第十三条 应在档夹背脊上标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查找 。
第十四条 定期清理归档文件，保持档案整洁有序，必要时应采取防火、放盗、防潮、防虫等措施 。
第十五条 将已到达保存期限的档案登记造册，呈送公司总经理审批后销毁 。
第十六条 档案的保存期限如下表所示：
档案的保存期限
第十七条 档案销毁时，必须由公司指派的专人与档案管理人员同时在场进行监督，防止资料外泄 。
第五章 调卷管理
第十八条 员工需要调阅档案时，应填写《档案调卷申请表》，写明调阅原因及所需要调阅档案的名称，经部门主管核准后方可调阅 。
第十九条 调阅涉及公司机密的档案资料，必须经总经理批准 。
第二十条 调阅后归还归档时，档案管理人员应认真核查，从新归档，并填写《档案调阅情况记录表》，写明所调阅文件的名称，调阅人、调出时间、归档时间等信息 。
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